FORMAT SURAT FORMAL BISNIS + CONTOH SURATNYA

FORMAT SURAT FORMAL BISNIS + CONTOH  SURATNYA

 

Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:

  1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
  2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
  3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
  4. Penggunaan ragam bahasa resmi
  5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
  6. Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

  • Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:

  1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
  2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
  3. Logo instansi/lembaga
  • Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
  • Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
  • Hal, berupa garis besar isi surat
  • Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
  • Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
  • Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
  • Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

  • Penutup surat

Penutup surat, berisi

  1. salam penutup
  2. jabatan
  3. tanda tangan
  4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
  • Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

1.
1. Format lurus Penuh ( Full block style )

KOP SURAT

===============================================================

 

( Tanggal surat )

Nomor           :

Lampiran       :

Hal                :

 

Yth……….

……………………………….

……………………………….

 

Salam Pembuka,

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Salam  penutup,

(Tanda tangan  )

( Nama jelas )

( Nama jabatan )

Tembusan

…………….

(Inisial)

Bagian-bagian Surat Resmi

Keterangan yang lebih jelas mengenai bagian-bagian surat tersebut diuraikan satu per satu di bawah ini.

1 Penulisan Kepala Surat

Sesuai dengan namanya, kepala surat selalu terletak di bagian atas isi surat. Kepala surat yang lengkap terdiri atas (1) nama instansi, (2) alamat lengkap, (3) nomor telepon, (4) nomor kontak pos, (5) alamat kawat, dan (6) lambang dan logo.
Nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Alamat instansi, termaksud di dalamnya telepon, kontak pos, dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital, kecuali kata tugas.

Contoh:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jalan Dr. Setiabudi Nomor 229 Bandung-40154 Telepon (022)2013163 – 3013164)
faksimile (022) 20133651 E-mail: inter@proxl.ikip-bdg.ac.id

Untuk perusahaan, dapat ditambahkan nama cabang dan nama bankirnya.
Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Nama instansi jangan disigkat, misalnya Biro Diklat, Depdikbud, Badan Bimas, tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Badan Bimbingan Masyarakat.
b. Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. atau Jl., tetapi Jalan
c. Kata Telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun, atau terpun dan jangan pula disingkat menjadi Tlp., Tilp., atau Telp.
d. Kata kotak pos hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos dan jangan disingkat K.Pos atau Katpos. Demikian pula, jangan digunakan P.O. Box atau Post Office Box.
e. Kata alamat kawat hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Alamat Kawat dan jangan digunakan Cable Anddress.
f. Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai tanda titik dua (:), sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik pada setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan suatu jumlah.

2 Penulisan Tanggal Surat

 

Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apapun, seperti tanda titik, tanda koma, titik dan garis hubung. Selain itu, perlu diperhatikan hal berikut:
Sebelum tanggal surat tidak dicantumkan nama kota, karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat

a. Nama bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan huruf. Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat, dan ditulis dengan cermat, misalnya Januari, Februari, Agustus atau November, bukan Jan, Feb, atau Nov.
b. Nama bulan hendaklah ditulis dengan cermat, misalnya Februari, November, bukan Pebruari, Nopember
Contoh penulisan tanggal surat.
KEPALA SURAT
22 Oktober 1986
Contoh kesalahan penulisan tanggal surat
KEPALA SURAT
Jakarta, 04 Juli 1985

Kesalahan penulisan tanggal surat seperti tertera di atas adalah sebagai berikut:
a. Pencatuman nama kota diiringi tanda koma, angka tanggal yang diikuti oleh tanda hubung, nama bulan yang ditulis dengan angka diiringi tanda hubung dan angka tahun (Jakarta, 22-3-1990)
b. Pencantuman nama kota diikuti tanggal, bulan, tahun yang diikuti oleh tanda titik koma (Jakarta 22 Maret 1990;)
c. Tanggal yang diikuti nama bulan dan tahun yang disingkat (22 Mrt 1990)
d. Tanggal yang diikuti tanda titik, diikuti nama bulan yang ditulis dengan angka dan diikuti angka tahun yang disingkat (22.04.98)

3 Penulisan Nomor Surat, Lampiran Surat, dan Perihal

 

Kata Nomor, Lampiran, dan Perihal diawali huruf kapital dan diikuti tanda titik dua. Penulisan kata Nomor, Lampiran, dan Perihal dapat disingkat menjadi No., Lamp., dan Hal., tetapi harus taat asas.
Nomor surat dan kode dibatasi garis miring, tanpa spasi, dan tidak diakhiri tanda baca apa pun.
Nomor Surat Salah Nomor Surat Benar

Nomor: 110/U/PPHPBI/2006.= Nomor: 110/U/PPHPBI/2006
No.: 110/U/PPHPBI/2006.= No.: 110/U/PPHPBI/2006

Nomor: 007/KSH-1/IV/2001

Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi dapat pula dengan angka. Misalnya:
Nomor: 10.10.3.03.90 atau
No. : 10-10-3-03-90
Kata Lampiran ditulis jika ada yang dilampirkan. Jika tidak ada, kata Lampiran tidak ditulis. Jumlah barang ditulis dengan huruf jika satu atau dua kata dan dengan angka jika lebih dari dua kata. Awal kata ditulis dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain.
Contoh Salah Contoh Benar

 

 

Lampiran: 5 (lima) berkas Lampiran: Lima berkas

Lamp.: 2 (dua) eksemplar Lamp.: Dua eksemplar

Kata Perihal diikuti tanda titik dua dan pokok surat diawali dengan huruf kapital tanpa diakhiri tanda baca lain. Pokok surat harus menggambarkan isi surat.
Contoh Salah

Perihal : Permohonan Tenaga Pengajar untuk memberikan kuliah pada Kursus Penyegaran Ujian Dinas Tingkat III Departemen A
Hal : Permohonan Tenaga Pengajar untuk memberikan kuliah pada Kursus Penyegaran Ujian Dinas Tingkat III Departemen A
Perihal : EDARAN PENYERAGAMAN BENTUK SURAT
Hal : EDARAN PENYERAGAMAN BENTUK SURAT

Contoh Benar
Perihal : Permohonan tenaga pengajar
Hal. : Permohonan tenaga pengajar
Perihal : Penyeragaman bentuk surat
Hal. : Penyeragaman bentuk surat

4 Penulisan Alamat Surat

 

Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Bentuk yang pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk yang kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas dibawah bagian Hal atau sebelum kata pembuka.
Penulisan alamat surat di sebelah kiri atas itu lebih menguntungkan daripada di sebelah kanan atas karena kemungkinan pememnggalan tidak ada hingga alamat yang panjang pun dapat dituliskan.

Penulisan Alamat Surat
a. Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap, sesuai dengan kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan (pemilik nama)
b. Nama diri penerima surat diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.
c. Penulisan alamat penerima surat juga harus lengkap dan cermat serta informatif.
d. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup dituliskan Yth.

dengan huruf awal huruf kapital disertai tanda titik singkatan itu. Penggunaan kata Kepada berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan arah. Apalagi kalau diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan asal.
e. Kata sapaan seperti ibu, bapak, saudara, digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat. Jika digunakan nama bapak pada awal penerima, kata itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Bapak, dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu. Kata saudara cukup ditulis Sdr. Dengan huruf awal huruf kapital dengan tanda titik pada akhir singkatan itu. Kata ibu hendaklah ditulis penuh Ibu dengan huruf awal huruf kapital tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu.
f. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr. dr. Ir. atau Drs. atau memiliki pangkat, seperti kapten atau kolonel kata sapaan ibu, Bapak, dan Drs. tidak digunakan.
g. Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak berhimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.
h. Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi ditulis penuh, yaitu Jalan, dengan huruf awal huruf kapital tanpa tanda titik atau titik dua pada akhir kata itu. Nama jalan tau gang, nomor, Rt, dan Rw ditulis lengkap dengan huruf awal huruf kapital setiap unsur alamat. Nama kota atau wilayah perlu nama provinsi, tidak ditulis dengan huruf kapital semua, tetapi ditulis dengan huruf awal huruf kapital dan tidak digarisbawahi serta tidak diakhiri tanda baca apa pun, seperti tanda titik dan tanda hubung.
i. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya, nama jabatannya saja bukan nama inisialnya.

Penulisan Alamat Salah
a. KEPADA
Yth. Bpk. SUKOCO
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen B
JAKARTA

b. Kepada Bapak Kolonel Sangajianto
JALAN BARONDONG GARING 6
BANDUNGAN
SEMARANG

c. Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa
Jl. Daksinapati Barat IV
RAWAMANGUN
JAKARTA 13220

Penulisan Alamat Benar

a. Yth. Bapak Sukoco
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen A
Jalan Sarlitan Raya 17
Jakarta

b. Yth. Kolonel Sangajianto
Jalan Barondong Garing 6
Bandungan
Semarang

c. Yth. Kepala Pusat Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220

5 Penulisan Salam

 

Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam, yaitu (1) salam pembuka dan (2) salam penutup. Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat.
Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah.
Salam pembuka yang lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat dengan ketentuan sebagai berikut.

a. Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kapital (Dengan).
b. Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kecil, bukan huruf kapital (hormat).
c. Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dihubungkan tanda koma, bukan tanda titik, tanda seru, atau titik dua (Dengan hormat,)

Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah:
Salam Pembuka Surat
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saudara…..,
Saudara…..yang terhormat,
Ibu …….. yang terhormat,
Bapak …..yang terhormat,

Salam Pembuka Khusus
Assalamu Alaikum wr.wb,
Salam Pramuka,
Salam perjuangan,
Merdeka,

Penulisan ungkapan salam pembuka yang tidak cermat adalah Dengan Hormat; Salam Sejahtera; Saudara Tuti yang Terhormat.
Penulisan ungkapam salam pembuka yang cermat adalah
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saudara Tuti yang terhormat,

Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam dengan ketentuan sebagai berikut.
a. Huruf pertama kata hormat, salam, dan wasalam ditulis dengan huruf kapital.
b. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik atau tanda baca lain, atau tanpa tanda apa-apa.
Penulisan ungkapan salam penutup yang tidak cermat adalah
Hormat Saya.
Atau tanda baca lainya, atau tanpa tanda apa-apa.
Penulisan ungkapan salam penutup yang tidak cermat adalah
Salam Penutup
Hormat Saya. Salam Takzim,
Hormat Kami! Wasalam-
Penulisan ungkapan salam penutup yang cermat adalah
Hormat saya,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wasalam,

 

 

6 Isi Surat


Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, bagian kedua merupakan paragraf isi, dan bagian ketiga merupakan paragraf penutup.
Paragraf pembuka berisi pemberitahuan, pertanyaan, atau permintaan.
a. Kami ingin memberitahukan kepada Saudara bahwa ….
b. Salah satu kegiatan Proyek Penelitian adalah meneliti sastra lisan Bugis. Sehubungan dengan itu, …
c. Pada tanggal 14-18 Juli 2007 kami akan mengadakan Penataran Kebahasaan I. Tujuan Penataran itu adalah sebagai berikut.
d. Himpunan Pembinaan Bahasa Indonesia akan menelenggarakan Seminar Pengajar Bahasa Indonesia, pada tanggal 5-6 Februari 2007, di Wisma Samudra, Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun, Jakarta.
Paragraf Pembuka Berisi Jawaban

a. Pernyataan Saudara yang tertera pada surat Saudara tanggal 10 Januari 2006, No. 05/Dilat/I/XI/2006 akan kami jawab sebagai berikut.
b. Surat Anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut.
c. Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal 4 Januari 2006, No 29/H/PU/2006, bersama ini kami kirimkan seberkas syarat perjanjian kerja.

Dalam paragraf ini dikemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Namun, isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.
Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.
Contoh paragraf penutup.

a. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
b. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih
c. Besar harapan kami, Saudara memanfaatkan sumbangan kami
d. Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara

Contoh ketidakcermatan dalam penulisan paragraf penutup seperti tertera di bawah ini.

a. Atas perhatianya, diucapkan terima kasih
b. Demikianlah harap maklum
c. Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya, dihaturkan beribu-ribu teerima kasih
d. Sambil menunggu kelengkapan data dan persyaratan tersebut di atas kami ucapkan terimakasih atas perhatian dan kerjasamanya yang baik selama ini.
e. Demikian agar petunjuk Bapak Kepala Badan tersebut dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.
f. Demikian pemberitahuan kami atas perhatian dan kerja sama Saudara, disampaikan terima kasih.

Penulisan paragraf penutup itu dapat dicermatkan sebagai berikut.
a. Atas perhatian Saudara (Bapak), kami ucapkan terima kasih
b. Ungkapan Demikianlah harap maklum sebaiknya diubah menjadi Atas perhatian Saudara (Bapak), kami ucapkan terima kasih.
c. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.
d. Kami mengharapkan Saudara agar melaksanakan petunjuk Kepala Badan dengan sebaik-baiknya.
e. Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

7 Penulisan Nama Pengirim
Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda di bawah salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal sebagai berikut.

a. Penulisan tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama.
b. Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri tanda titik.
c. Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.
Contoh:
Yang dianjurkan Yang tidak dianjurkan
1. Drs. Doni Susanto (Drs. DONI SUSANTO)
Kepala Kepala

2. Kepala Kepala

Drs. Doni Susanto Drs. DONI SUSANTO
NIP 130130130 NIP. 130.130.130

 

8 Penulisan Tembusan Surat

 

Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal kapital (Tembusan) diletakkan disebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan nomor dan hal, serta sejajar dengan nama penanggung jawab surat. Tulisan tembusan disertai dengan titik dua (:) tanpa digarisbawahi.
a. Jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu orang, rincian tembusan diberi nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu, jika pihak yang diberi tembusan hanya satu, rincian tidak diberi nomor.
b. Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi.
c. Dalam tembusan tidak digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.
d. Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk menjaadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.
e. Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip atau pertinggal karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip.

Contoh:
Penulisan Tembusan yang Tidak Dianjurkan
a. Tembusan
1. Kepada Yth. Bapak Kepala
Pengadilan Negeri Jakarta (sebagai laporan)
2. Bapak Marimutu Sinivasan (agar diperhatikan)

b. Tembusan yang terhormat:
Bapak Kepala Badan Pengujian
(sebagai laporan)

c. Tembusan:
1. Kepada Yth. Direktur
Pemilihan Bahan (sebagai laporan)
2. Yth. Kepala Bagian Perlengkapan
(untuk dilaksanakan)
3. Sdr. Dra. Sabaindah
4. Pertinggal.-

Penulisan Tembusan yang Dianjurkan
Tembusan:
Kepala Bagian Perlengkapan

Tembusan:
Kepala Pengendali Mutu

Tembusan:
Kepala Badan Pengujian

Tembusan:
1. Direktur Pemilihan Badan
2. Kepala Bagian Perlengkapan
3. Dra. Sabaindah

 

 

2. Bentuk Format Surat

a. Surat Bentuk Block Style

STONE LIGHT INTERNATIONAL CORPORATION
757A Kingdom Street
Australia, AUS 10012

Ref : DY/NV/10A 10th March, 2014
Mr. Gozali
Finance Manager
General Accounting Corporation
Demang City Platinum 22th floor
197 Fifth Spurs Street
Australia, AUS 10078

Dear Mr. Gozali,

We have received your letter of 7 march requesting 17 additional days within which to pay the amount of US$ 170,000,000 due us for purchase you made last November.

We are happy to inform you that we could cooperate and will grant you to extra days you asked for in which to make full settlement.

We hope the extention we give will be of help to you and look forwad to receiving your settlement.

Yours sincerely,

Anita Purwati

NAMA    : ANITA PURWATI

KELAS   : 4EA21

NPM       :  10210891

TUGAS  :   SOFTSKILL

SUMBER: POSKOTA

Tentang anitapurwati

kalo kata orang baik, cantik, wangi, ceria wkwk
Pos ini dipublikasikan di Uncategorized. Tandai permalink.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s